SMART WORKING

In seguito alle misure eccezionali adottate del governo per fronteggiare l’emergenza Coronavirus, imprese e lavoratori hanno dovuto riorganizzare le proprie attività in maniera differente e molti sono dovuti ricorrere allo Smart Working.

Cos’è lo Smart Working?

Lo Smart Working, chiamato anche lavoro agile, è una modalità di lavoro che non richiede la presenza in sede. Esso consente ai lavoratori di prestare servizio da casa, senza troppi vincoli spaziali o di orario, in quanto le prestazioni lavorative vengono generalmente organizzate in base agli obiettivi. Seppur In Italia si parla di Smart Working già da diversi anni (la definizione di Smart Working può essere rintracciata nella legge n. 81 del 2017), molti lavoratori oggi si trovano ancora impreparati ad accogliere questa nuova sfida. A tal proposito, è fondamentale sapere quali sono migliori software, i tool, e le applicazioni che possiamo utilizzare per organizzare e semplificare nel migliore dei modi il nostro lavoro da remoto. Vediamo subito quali sono.

Strumenti per organizzare il lavoro

Se si lavora in team, organizzare il flusso lavorativo dei vari dipendenti è la parte più difficile, Per fortuna esistono degli strumenti che possono venirci in aiuto per pianificare le attività da remoto, consentendo a tutti i membri del team di avere una visione complessiva del lavoro da svolgere. Tra questi, vi segnaliamo:

Google Calendar

Google Calendar è uno strumento di Google, in cui possono essere inseriti scadenze, appuntamenti, riunioni, annotazioni in un calendario condiviso.  Ogni membro del team può consultare il calendario dal browser o semplicemente attraverso l’applicazione del calendario del proprio smartphone, che rimane sempre sincronizzata grazie all’account Google.

Trello

Trello è uno strumento che permette l’organizzazione del lavoro attraverso delle bacheche condivise. Grazie a Trello è possibile assegnare compiti a ciascun utente, controllare di volta in volta gli avanzamenti grazie alle check list, iniziare conversazioni in tempo reale e usare delle etichette per evidenziare le priorità.

Strumenti per condividere file

Il pilastro dello Smart Working è la condivisione. Vediamo quali sono i migliori strumenti per condividere con i propri colleghi file e documenti di cui abbiamo bisogno o su cui stiamo lavorando.

WeTransfer

È un servizio che permette di scambiare file fino a 2 GB via mail senza occupare spazio sulla propria casella di posta elettronica. Molto utili per lo Smart Working si rivelano poi i servizi di cloud.  Questi servizi funzionano come degli “hard disk” online che permettono di archiviare file, di sincronizzarli automaticamente sui vari di dispositivi e condividerli con facilità con altre persone. Vediamone alcuni:

Dropbox

Dropbox permette di archiviare i nostri file in un unico spazio. Grazie alla sincronizzazione, è possibile accedere a documenti, foto e video in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo utilizzato. Dropbox, inoltre, offre la possibilità di condivisione. Sulla stessa logica si basa One Drive di Microsoft.

Google Drive

Il più grande competitor di Dropbox è Google Drive, un altro potente strumento di archiviazione e condivisione file. Anche Google Drive è accessibile da qualsiasi piattaforma o sistema operativo, da browser o app. Google Drive, inoltre, mette a disposizione un’intera suite di editing (testi, presentazioni, fogli di calcolo) e tramite la condivisione di un link permette ai membri del team di lavorare contemporaneamente su un file.

Strumenti per comunicare

Skype

Ottimo per lavorare in gruppo, Skype permette di chiamarsi, videochiamarsi e di fare conference call.

Hangouts

Se la tua azienda usa la Google Suite allora hai a disposizione le chat di Hangouts, che portano con sé la possibilità di fare anche conference call con i propri colleghi. Se organizzi spesso meeting online vale la pena valutare anche Meet di Google, incluso nella suite di GSuite, il servizio multi piattaforma per aziende di Google. Con Meet puoi generare un link per te e i tuoi ospiti, che ti permetterà di partecipare alla video conferenza senza alcuna iscrizione, sia da mobile che da PC.

Slack

È un ottimo strumento, soprattutto per comunicare in team. Slack dà la possibilità di creare canali dedicati ovvero delle chat di gruppo sui singoli progetti o sui singoli task. Slack ti permette di chattare e scambiare file privatamente con i singoli colleghi in maniera istantanea o telefonargli usando la tecnologia VoiP. ASlack, poi, possono essere associare moltissime app, così da poter avere in un unico “ambiente” tutto ciò che serve: da Google Calendar a Google Drive, a Trello.

Zoom

Zoom è lo strumento perfetto per dar vita a conference call con più persone.  Grazie a questo strumento potrai:

• Condividere lo schermo: se hai bisogno di mostrare appunti, slide o documenti è sufficiente condividere il monitor con gli altri partecipanti.
• Registrare: puoi impostare in automatico la registrazione della riunione o del tuo webinar e decidere se registrarlo in locale o su cloud. Alla fine della riunione ti arriverà un avviso quando la registrazione è pronta.
• Con zoom, inoltre puoi impostare una password di accesso per controllare i collegamenti dei partecipanti e decidere chi ammettere.

Altri validi strumenti per le conferenze call sono Cisco Webex e Microsoft Teams.